Uppstart

Arbetet med Klassjoggen inleds med ett kortare uppstartsmöte tillsammans med Trollhättan Action Week för att sedan gå vidare till planering i den interna projektgruppen. Önskas handlingsplanen i pdf kan ni ta del av den här.

Har ni frågor så är ni givetvis är vi behjälpliga under hela arbetets gång!

Möte med Utbildningsförvaltning

Ett första steg i planeringsprocessen är att ha ett möte med representanter för stadens utbildningsförvaltning som blir länken mellan arrangör och skola. Tillsammans bör ni bland annat komma fram till ett lämpligt datum för Klassjoggen som sedan presenteras och godkänns av skolornas rektorer. Här är det även viktigt att presentera hur arbetsgången kommer att se ut inför Klassjoggen.

Planera bana

Ta fram en banprofil som markeras ut på kartor, en lämplig distans är cirka 2,5 kilometer. För att se ett exempel på banprofil och karta från Klassjoggen i Trollhättan klicka här.

Sponsorer

Inför Klassjoggen är det i ett tidigt stadie viktigt att inleda arbetet med att leta sponsorer. Sponsorerna kategoriseras i nationella samt lokala, ta kontakt med TAW för att få information om de nationella sponsorerna. Tänk på att ha ett tydligt erbjudande till de du kontaktar för sponsring och skriv ner vad ni kommit överens om. Berätta om värdet av evenemanget och varför ni gör det, likaså upprätta alltid avtal.

Gällande paketering så kan det bland annat innefatta följande:

• Logo på t-shirt (årskurspartner, logo baksida t-shirt o.s.v.).
• Logo på vattenflaska.
• Partner give-away (skolmaterial, sport-/outdoorutrustning, energipartner o.s.v.).
• Logo på Klassjoggen hemsida.

Ansöka om tillstånd

Om Klassjoggen arrangeras på offentlig plats behövs polistillstånd. Det kan också behövas tillstånd för att stänga av eller utrymma gata. Till offentlig plats räknas väg, gata, trottoar, torg, park eller annan plats som används av många människor. Offentliga platser ägs ofta av kommunen, men även privat mark kan räknas som offentlig plats.

Fyll i ansökningsblanketten på polisens webbplats. Blanketten skickas till polisen tillsammans med en skiss över hur arrangören vill möblera marken. Skissen behöver inte vara skalenlig, men det måste tydligt framgå var man vill ställa ner föremål och måtten på dessa, till exempel en scen.

Ansök om polistillstånd för att använda offentlig plats, Polisens webbplats.

Utöver Polisen kan man även behöva marktillstånd från kommunen, därför uppmanar vi att ta kontakt med kommunen där Klassjoggen ska arrangeras för att få information om vilka tillstånd och förhållningsregler som man behöver anpassa sig efter.

Logistik och material

För att genomföra Klassjoggen finns det vissa logistiska/materiella bitar som ni inte får missa i planeringsfasen. Följande aspekter kan ni ta del av nedan:

• Scen och ljud: Då tusentals barn och ungdomar samlas är det viktigt att hyra in scen och ljud för att borde synas och höras. Här är det även viktigt att se till så ni har tillgång till elektricitet.
• Sjukvårdstält: I närheten av start/mål anlägga ett sjukvårdstält. Tips! Fråga skolsköterskor ifall de kan bemanna sjukvårdstältet.
• Ev. Vätskestation: Planera för en vätskestation vid start/målområde och märk ut på kartan. Har man en flaskpartner är det perfekt att dela ut vattenflaskor vid vätskestationen efter loppet.
• Cykelparkering: Planera för en cykelparkering och märk ut på kartan i närheten av start/målområde.
• ”Missing T-shirt”: Ha gärna ett tält där elever tillsammans med lärare kan hämta en tröja som saknas eller byta till en mer lämpad storlek. Märk ut tältet på kartan.
• Toaletter

Anlita tröjleverantör

Ta kontakt med olika leverantörer för att få prisförslag samt få bekräftat att leverantören kan leverera det antalet tröjor som önskas att beställa under den tidsfristen ni önskar. Nästa steg är att meddela leverantören vilka sponsorer som ska synas på tröjan för att de sedan ska kunna ta fram förslag på design av tröjan. I åtanke bör man ha att de vanligtvis tar extrakostnad för varje ny tryckfärg, av den anledningen kan det vara värt att ha alla loggor i samma färg. Man kan antingen ha olika färger för respektive årskurserna likt Klassjoggen i Trollhättan alternativt samma färg för alla elever. Önskas hjälp att hitta en tröjleverantör kan man kontakta oss på Trollhättan Action Week.

Nedan presenteras ett förslag på hur tröjan kan vara designad:

Uppdatera hemsida

Inför Klassjoggen har man som arrangör möjlighet att publicera information på Klassjoggens nationella hemsida. Där får varje arrangörsort en specifik flik för uppdatering av information. Antingen uppdaterar vi på Trollhättan Action Week hemsidan år er alternativt tilldelas arrangören inloggningsuppgifter och en manual på hur ni redigerar hemsidan som är i WordPress. Vi ser gärna att ni använder hemsidan i så stor utsträcknings som möjligt.

Anmälningsformulär

På hemsidan kan ni lägga ut en länk till ett anmälningsformulär för respektive klass. Anmälningsformuläret kan göras i Google forms och det bör bland annat innehålla:

• Namn på kontaktansvarig
• Kontaktuppgifter till lärare
• Skola
• Klass
• Antal elever
• Uppskattning tröjstorlekar
• Önskas buss

Utskick 1

Första utskicket sker i samråd med representant med utbildningsförvaltningen som har möjlighet att skicka ut information till skolorna. I det första utskicket är det bra att ha med följande information:

• Hur: För årskurs F-3 planeras och arrangeras Klassjoggen på respektive skola medans elever i årskurs 4-9 springer tillsammans.
• Plats
• Datum
• Tröjor
• Länk till hemsida
• Anmälningsformulär
• Kontaktuppgifter

För att få tips och inspiration kan ni ta del av ett utskick som gick till skolorna i Trollhättan här.

Beställa tröjor

Sammanställ antalet tröjor som ska beställas samt lägg en beställning.

Boka bussar

I samband med anmälan fyller skolorna i ifall de önskar buss, det gäller för de som har minst 2 km till eventområdet. Efter att ni summerat antalet elever bokar man bussar som hämtar och lämnar eleverna på skolan. Busstider meddelas på hemsidan och i utskick nummer 2.

Funktionärer

Tänk på helheten och fundera över var det behövs arbetskraft i ert evenemang. Kan man behöva funktionärer eller extra arbetskraft? Som exempel har det varit cirka 100 funktionärer som hjälpt till i samband med Klassjoggen i Trollhättan där cirka 8000 barn deltagit.

Utskick 2

Andra utskicket kan skickas ut direkt till alla lärare samt rektorer. I det andra utskicket är det bra att ha med följande information:

• Tröjleverans
• Kontaktuppgifter
• Hänvisa lärare i årskurs 4-9 till hemsidan där följande info bör finnas:
  • Tidsschema för dagen
  • Banprofil och uppsamlingsplatser
  • Ev. busstider

Leverans av tröjor

När leveransen av tröjor har anlänt skickas de ut årskursvis till respektive skola. Undersök med tröjleverantören ifall de kan paketera rätt antal tröjor eller om ni behöver göra det innan ni skicka iväg tröjorna.

Arrangera Klassjoggen

• Bjud in förebilder: Ett tips för att höja motivationen och stämningen bland deltagarna är att bjuda in kända profiler som springer tillsammans med barnen, ett exempel från Trollhättan är Nils van der Poel.
• Bjud in lokala pressen
• Bjud in lokala föreningar: Klassjoggen är ett perfekt tillfälle för eleverna att testa på aktiviteter från olika föreningar i staden, till exempel den lokala scoutföreningen eller fotbollsklubben.
• Konferencier: Glöm inte att fixa någon som kan moderera evenemanget från scen.
• Uppvärmning: Från scenen håller ni i uppvärmning, frågar ni någon av de lokala gymmen så ansvarar de gärna för en uppvärmning.
• Musik och underhållning: Tips! Spela musik samtidigt som loppet arrangeras. I Borlänge och Trollhättan har en liveartist uppträtt under Klassjoggen.
• Starttider: Beroende på hur många elever som ska delta kan det vara ett alternativ att ha separata starttider för varje årskurs, till exempel att årskurs 4 startar 13:00, årskurs 5 13:20 och så vidare.
• Foto och film: Tips! Fota och spela in material till en ”aftermovie” för sociala medier.
• Loggor, filmer och bilder för att använda vid till exempel utskick finns att hämta under fliken media på hemsidan. 

Utvärdering

Det är absolut nödvändigt att man utvärderar evenemanget om du planerar att organisera ett framtida Klassjoggen. Därför föreslår vi att ni skickar ut en enkät till alla lärare som sedan analyseras internt i projektgruppen. Avslutningsvis summerar ni evenemanget och noterar det som är av värde att ha med i planeringsfasen inför nästkommande år.